O Secretário Executivo e as práticas sustentáveis

Luiza Wioppiold Vitalis

Diante de tantas mudanças no cenário econômico e ambiental, as organizações vem adotando práticas de sustentabilidade. Segundo a Comissão de Brundtland, o desenvolvimento sustentável atende as necessidades da geração atual sem comprometer a capacidade das gerações futuras de atenderem suas próprias necessidades.

Políticas de economia de energia, de uso racional de materiais de expediente, e de coleta seletiva são alternativas adotadas pelas empresas e pela sociedade. Mas agir de maneira “sustentável” está ganhando outras dimensões e vem sendo realizada por outros segmentos.

A sustentabilidade passou a fazer parte de discussões não só acadêmicas, mas, sobretudo em relação a questões de práticas gerenciais e de mercado. Esse cenário requer um profissional apto a aplicar práticas sustentáveis, como o profissional de Secretariado, que se destaca pelo seu perfil ético, criativo, flexível e crítico, o perfil do cenário moderno.

Mas no dia a dia, qual a tarefa que esse profissional pode realizar para contribuir com essa nova realidade? É nesse momento que a Gestão Documental ganha espaço.

A Gestão Documental é o processo de recebimento, guarda (arquivamento), tramitação e recuperação dos documentos gerados das atividades operacionais, finais e estratégicas de uma empresa, com a finalidade de recuperar as informações de maneira ágil e integrada. A Tabela de Temporalidade Documental é a ferramenta que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos, recolhidos aos arquivos permanentes, digitalizados ou eliminados.

Visto a Gestão Documental, através da Tabela de Temporalidade, auxiliar na destinação dos documentos gerados nas rotinas secretariais, podemos afirmar que essa prática atende uma necessidade da nossa “geração atual sem comprometer a capacidade das gerações futuras de atenderem suas próprias necessidades”. O próximo funcionário a atuar em determinada vaga terá acesso ao que foi feito pelo anterior. Terá conhecimento dos documentos mantidos no acervo, dos eliminados ou digitalizados, por exemplo.

Pesquisas apontam a criação de um novo modelo de gestão, com base na responsabilidade socioambiental e na teoria da sustentabilidade. Esta nova gestão poderá ser aplicada nos diferentes níveis da organização, e outros segmentos da sociedade. O desenvolvimento sustentável tem como requisitos ser ecologicamente correto, economicamente viável, socialmente justo e culturalmente aceito.

Cabe a nós, profissionais de secretariado, em mais uma comemoração do nosso dia, último dia 30 de setembro, repensarmos algumas atitudes e estarmos prontos para essas mudanças: trazer a preocupação ambiental para a nossa rotina de trabalho; auxiliar na economia de papel, impressões, dentro dos escritórios; expandir essas práticas aos colegas de setor e demais níveis da organização. Somente assim o desenvolvimento sustentável será culturalmente aceito: cada profissional, dentro de seu âmbito, fazer a sua parte.

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Bacharel em Secretariado Executivo pela Universidade de Santa Cruz do Sul – UNISC. Secretária Executiva sob n.º 1858 – SRTE/RS. Secretária do PPG em Letras – Mestrado – UNISC. luyzzaw@yahoo.com.br.